در یکی از یادداشتهای قبلی با عنوان "از چاپارخانه تا دفتر خانه" درباره پروسه تنظیم اسناد در دفترخانه‌ها گفتم. پیامی در بخش نظرات آمده که متن کامل آن را درج می‌کنم. با تذکر این نکته که آنچه در طول متن و در بین بخشهای نظر با رنگ قرمز آمده از نگارنده وبلاگ است. از عزیزی که نظر فرستاده هم بسیار ممنونم از این که فرصت گذاشتند و با حوصله نظرشان را درج کردند. به پاس زحمت ایشان بر آن شدم که نظر را در یک یادداشت اصلی به رویت خوانندگان برسانم. اما متن نظر:

سلام. روز و روزگار بخیر و عافیت.

یه سردفتر همیشه اسم دفترخانه هرجا بیاد نگاه مردم از بیرون از محضر براش جالبه و دلش می خواد بخونه و ببینه چه نگاهی به قضیه از آن سوی میز میشه. اینجا اسم دفتر دیدم اومدم و راغب شدم بخونم مطلبتون را. اولن از تفصیل موضوع و پرداختن به مشکلی که در مسیر عبور از کارها می بینید به سهم خودم سپاسگزارم چرا که  معتقدم این نوع نگاه می تونه در برداشتن موانع و رفع زوائد امور اداری بسیار موثر باشه.

اما در باب اینکه تعهدی که قبلا داده اید چون مفقود شده مجبور شدید دوباره تعهد رو بدید، اهمال از خودتونه. ای کاش که یه روزی برسه که همه ما عادت کنیم که در هر حیطه ای که خواستیم پا بزاریم، بریم سراغ یک نفر معتمد در اون وادی و راهنمایی بگیریم و ببینیم بهترین و آخرین راه کار همینه؟ نه اینکه کاری که گفته شده رو مستقیم انجام بدیم. شما اگر این مورد را از یه سردفتر پرسیده بودید حتما به شما راهنمایی می کرد که اگر مطمئنید این تعهد همان تعهد قبلی و مفقود شده است؛ تشریف ببرید همان دفتری که قبلا سندی که گم شده را تنظیم کرده اید و با تهیه ی یک نسخه مجدد از همون سند که یا به صورت کپی برابر اصل یا به صورت رونوشت به شما ارائه می شد و می تونستید در کمترین زمان ممکن اون را تحویل بگیرید و ببرید بدید دانشگاه و کارتون راه بیفته.

یادداشت وبلاگ: اتفاقا به همان سردفتر گفتم که قبلا تعهد دادم و دانشگاه گم کرده. اما برای تعهد جدید اقدام کرد و چیزی درباره رونوشت یا کپی برابر اصل نگفت!

ولی من بعید می دونم اون تعهد همونی باشه که شما ابتدا دادید چون تعهدی که در شرف فارغ التحصیلی لازم می شه با اون تعهد اعطا و بازپرداخت تسهیلات ابتدای تحصیل متفاوته. به هر روی این از نگاه تفکیکی به قضیه ی کاری که انجام دادید.

یادداشت وبلاگ: تعهدی که گم شد در پایان تحصیل دانشگاه و در ازای دریافت گواهی موقت مدرک و ریزنمرات بود. در دوران تحصیل در آن دانشگاه وام دانشجویی نگرفتم تا تعهدی مبنی بر بازپرداخت بدهم.

اما در مورد سیستم سنتی باید بگم که این معضل رونویسی از روی سند رو اگر چه در کل درست فرمودید اما پروسه ی اونو خیلی عجیب غریب تعریف کردید.یه طوری گفتید که انگار این کار مورد علاقه ی سردفتر یا اهالی دفترخانه است که بشینن از روی سند بنویسن! در حالیکه این عمل طبق قانون انجام می شه. و نسبت دادن این بخش ناخوشایند کار به اهالی این حرفه یا کانون سردفتران مثل اعتراض به رییس دانشگاه برای الزام به انتخاب واحد توسط دانشجویانه که وقت گیره و اضافه. در حالیکه این یه الزام قانونیه و بس.تازه در درجه ی بسیار خفیف تر از قانون ثبت و مقررات ثبتی.

یادداشت وبلاگ: بنده ادعا یا اظهار نکردم که این کار مورد علاقه سردفتران است؛‌ بلکه تأکید کردم که چرا قانون اصلاح نمی‌شود.

 اصل قضیه ی رونویسی از روی سند در دفاتر بزرگ دفترخانه مورد اعتراض شدید همه است.بعلت اتلاف وقت شدید. هزینه بر بودن برای دفتر هم از نگاه کارمند استخدامی برای این کار و هم هزینه ی جوهر و دفتر . هم خستگی کارمند مربوطه هم کند شدن روند سندهای یک روز بعلت اینکه یکنفر در همان یک یا حداکثر دو عدد دفتر بزرگ که در دفترخانه می تواند باشد رونویسی شود و بعد برای سند بعدی شروع و اقدام شود. پس در اعتراضتون ما را هم شریک بدونین.معترض همه اند. هم شمای ارباب رجوع هم مای دفترخانه هم کانون هم به قول شما رییس و معاون کانون (معاون نداریم.نایب رییس داریم) همیشه هم این اعتراض بوده و هست. اما از آنجا که اینها مندرجات متن قانون ثبت مملکت است و بدون تصویب قانون جدید قابل تغییر نیست با وجود تلاشهای متعددی که داره در این سیستم از طرف پیگیریهای کانون و تعامل با سازمان ثبت انجام میشه همچنان باید این کار ادامه داشته باشه و رونویسی سند در دفترخانه ادامه پیدا کنه.

وگرنه یکی از پیشتازان به روز شدن و الکترونیکی شدن سیستم اداری، دفاتر اسناد رسمی هستند. پرینتر و کامپیوتر و ابراز تکنولوژی در تک تک دفاتر وجود داره و متن سند پرینت گرفته شده بر روی اوراق سند هم موید اینه که برای حذف این رونویسی در دفترهای بزرگ از سوی دفاتر و زیرساخت مشکلی نیست مشکل قانونه و پروسه ی تغییر قانون و تعامل یا عدم تعامل نمایندگان مجلس در گام بعدی که تا نتیچه چه شود و مقدور چه بنگارند.

وگرنه برخلاف مفهوم کلی نوشته ی شما، اسناد قریب به اتفاق، تایپ می شن پرینت گرفته می شن و مرحله ی مکانیزه شدن فرایند تنظیم سند کم و کسری نداره. حتی وجوهات سند بصورت آنلاین پرداخت می شه و حتی کنترل ممنوعیت یا اخطارهای احتمالی در خصوص تنظیم یک سند بصورت آنلاین از طریق ارتباط سازمان ثبت و دفترخانه کنترل می شه (بخشنامه های مربوطه). و تمام اینها نشانگر همت اهالی این حرفه اعم از کانون و رییس کانون و دفترخانه ها برای مکانیزاسیون سیستم محاضر هستش که کمی کم لطفی کردید شما.

یادداشت وبلاگ: من اشکالی درباره پرینت برگه‌های اسناد نداشتم. اشکالم درباره ثبت دستی در دفترهای بزرگ است.

ضمن اینکه کانون سردفتران، رییس و معاون نداره. رییس و نایب رییس داره که آقای دشتی رییس کانون سردفتران و دفتریاران هستند.  (البته یه سرچ کوچیک گوگل شما را از ابهام مطروحه نجات میداد)

 به هر روی ماهم مثل شما بی صبرانه مشتاق حذف این پروسه که هم موجب اتلاف وقت ارباب رجوع هم هزینه اضافی به دفترخانه است هستیم و می دونیم پیشنهادات کانون روی میز پیشنهاد هست و معطل قانونی شدن و ابلاغ جهت اجرای دفاتر.

راستی هیچ سردفتری نمی تونه وکیل داشته باشه در انجام امور دفترخانه سردفتری منصبی قائم به شخص با مسوولیت سنگین و پردردسر که هر سردفتر چه رییس چه نایب رییس چه هیچکدام باید با اشراف کامل و تخصص اداره کنه . و انجام امور توسط شخص دیگه انقدر مسوولیت ودردسر وحشتناک خواهد زایید که عمرن به امتحانش هم نیارزه. به هر روی در پایان از اینکه انتقادی رو نگاشتید تا از زاویه نگاه مردم هم این اتلاف وقت و کار زائد طرح بشه سپاسگزارم به سهم خودم.

با احترام

یادداشت وبلاگ: بنده اشاره کردم شاید مسئولان برای کارهای ثبتی خود وکیل دارند و اشاره‌آی به وکالت کاری سردفتران در انجام مسئولیت نداشتم.

بنده هم از شما بی‌نهایت سپاسگزارم. اما بدون تردید همانطور که شما هم تأیید فرمودید باید فکری به حال پروسه ثبت دستی در دفاتر بشود. انشاء الله نمایندگان مجلس هم بیشتر توجیه شوند تا در تصویب قانون جدید همت بیشتری داشته باشند. باز هم از پاسخ و توضیحات شما ممنونم.